ในโลกที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการดำเนินธุรกิจ นโยบายของภาครัฐได้ผลักดันให้เกิดการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเพื่อลดต้นทุนและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน หลายคนอาจสงสัยว่า e-tax คืออะไร และทำไมถึงกลายมาเป็นส่วนสำคัญที่องค์กรต่าง ๆ ต้องเร่งปรับตัว บทความนี้จะพาไปไขข้อสงสัยทั้งหมด 

ทำความเข้าใจ e-Tax คืออะไร

สำหรับคำถามที่ว่า e-tax คืออะไร อธิบายให้เข้าใจง่าย ๆ คือการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาเอกสารทางภาษี เช่น ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ หรือใบเสร็จรับเงิน ให้อยู่ในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้กระดาษ โดยเอกสารเหล่านี้จะต้องได้รับการยืนยันความถูกต้องผ่านการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) หรือการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) เพื่อเป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมซื้อขายหรือให้บริการ ซึ่งสิทธิประโยชน์ทางภาษียังคงเหมือนกับรูปแบบกระดาษทุกประการ แต่ช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการจัดส่งเอกสารให้ลูกค้าและกรมสรรพากร

ข้อดีของ e-Tax

• ลดต้นทุนในการดำเนินงาน: ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสาร เช่น ค่ากระดาษ หมึกพิมพ์ อุปกรณ์สำนักงาน รวมถึงค่าจัดส่งไปรษณีย์
• เพิ่มความสะดวกรวดเร็ว: สามารถส่งมอบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้ลูกค้าผ่านทางอีเมลหรือช่องทางออนไลน์ได้ทันทีเมื่อเกิดการชำระเงิน
• ประหยัดพื้นที่จัดเก็บ: ลดปัญหาเรื่องสถานที่ในการเก็บแฟ้มเอกสารกระดาษจำนวนมาก และสามารถค้นหาข้อมูลย้อนหลังในระบบออนไลน์ได้ง่าย
• ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน: ข้อมูลถูกจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ทำให้ลดความเสี่ยงที่เอกสารจะชำรุด สูญหาย หรือการกรอกข้อมูลผิดพลาด
• ยกระดับภาพลักษณ์ขององค์กร: แสดงถึงความพร้อมในการนำเทคโนโลยีมาใช้บริหารจัดการ ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับคู่ค้าและลูกค้า

ระบบ e-Tax ในปัจจุบันมีกี่ประเภท

หากทำความเข้าใจแล้วว่า e-tax คืออะไร ลำดับต่อไปคือการทำความรู้จักประเภทของระบบ ซึ่งกรมสรรพากรได้แบ่งรูปแบบการใช้งานออกเป็น 2 ประเภทหลัก ได้แก่:

1. ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt: เป็นรูปแบบการจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อรับรองข้อมูลก่อนส่งให้ผู้ซื้อ โดยสามารถส่งเอกสารในรูปแบบ PDF หรือไฟล์อื่น ๆ ให้ลูกค้าได้ แต่สำหรับการนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรจะต้องจัดทำเป็นไฟล์รูปแบบ XML ตามมาตรฐานที่กำหนดเท่านั้น
2. ระบบ e-Tax Invoice by Time Stamp: (เดิมเรียกว่า e-Tax Invoice by Email) เป็นระบบที่ผู้ประกอบการส่งไฟล์ใบกำกับภาษีให้ลูกค้าทางอีเมล พร้อมกับทำสำเนา (CC) ไปยังระบบของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) เพื่อทำการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) จากนั้นระบบจะส่งไฟล์ที่ผ่านการรับรองกลับมาให้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายเพื่อใช้เป็นหลักฐาน

ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt เหมาะกับกิจการลักษณะไหน

• ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยไม่จำกัดเพดานรายได้
• กิจการที่มีความพร้อมในการจัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate Authority – CA) จากผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรอง
• องค์กรที่มีระบบการควบคุมภายในที่น่าเชื่อถือ รองรับการสร้าง การส่งมอบ และการเก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อย่างปลอดภัย
• ต้องไม่เป็นผู้ประกอบการที่ได้รับอนุมัติ หรืออยู่ระหว่างการขออนุมัติใช้งานระบบ e-Tax Invoice by Time Stamp
• ผู้ประกอบการที่ไม่มีพฤติการณ์หลีกเลี่ยงภาษีอากร หรือมีประวัติการใช้ใบกำกับภาษีปลอม

e-Tax Invoice by Time Stamp คืออะไร และใครสามารถยื่นขอใช้งานระบบนี้ได้บ้าง?

สำหรับผู้ประกอบการขนาดเล็กที่อาจจะยังมีข้อสงสัยว่าระบบย่อยของ e-tax คืออะไร e-Tax Invoice by Time Stamp คือระบบที่ออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกให้กิจการที่มีขนาดไม่ใหญ่มาก โดยใช้การประทับเวลาผ่านอีเมลคนกลางแทนการลงทุนทำระบบลายมือชื่อดิจิทัลด้วยตนเอง ผู้ที่สามารถยื่นขอใช้งานระบบนี้ได้จะต้องเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ทั้งในรูปแบบนิติบุคคลที่มีรายได้จากการขายสินค้าหรือบริการไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อรอบระยะเวลาบัญชี หรือเป็นบุคคลธรรมดาที่มีเงินได้พึงประเมินไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี นอกจากนี้ จะต้องไม่ได้ใช้งานระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt อยู่ และไม่มีประวัติการกระทำผิดทางกฎหมายภาษีอากร

เริ่มต้นใช้งานระบบ e-Tax ต้องทำอย่างไร

1. ตรวจสอบคุณสมบัติ: พิจารณาขนาดรายได้และความพร้อมของกิจการ เพื่อเลือกประเภทระบบที่เหมาะสม (e-Tax Invoice & e-Receipt หรือ Time Stamp)
2. จัดเตรียมข้อมูลและอุปกรณ์: หากเลือกใช้ระบบ e-Receipt จะต้องจัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (CA) แต่หากเป็นระบบ Time Stamp ให้เตรียมความพร้อมเรื่องรูปแบบไฟล์และอีเมลองค์กร
3. ยื่นคำขอและลงทะเบียน: ดำเนินการยื่นคำขออนุมัติผ่านเว็บไซต์ของกรมสรรพากร (เช่น ยื่นแบบ ก.อ.01 สำหรับระบบ Time Stamp) และทำการลงทะเบียนเพื่อเข้าใช้งานระบบ
4. จัดทำและส่งมอบเอกสาร: ออกใบกำกับภาษีในรูปแบบไฟล์ที่กำหนด (เช่น ไฟล์ PDF/A-3 สำหรับ Time Stamp หรือ XML สำหรับส่งสรรพากรในระบบ e-Receipt) และส่งมอบให้ผู้ซื้อพร้อมรับการประทับเวลาหรือลงลายมือชื่อ
5. นำส่งและจัดเก็บข้อมูล: นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรตามช่องทางที่กำหนด (สำหรับ e-Receipt) และจัดเก็บรักษาไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดไว้อย่างปลอดภัยตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์

สรุปบทความ

เมื่อได้ทำความเข้าใจภาพรวมแล้วว่า e-tax คืออะไร จะเห็นได้ว่าระบบนี้ไม่ได้เป็นเพียงแค่กระบวนการทางกฎหมาย แต่เป็นการปรับตัวเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร ช่วยประหยัดเวลาและลดต้นทุนในระยะยาว 

สำหรับธุรกิจที่ต้องการให้เรื่องภาษีเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น Humanica พร้อมเป็นส่วนหนึ่งในการสนับสนุนด้วยโซลูชันซอฟต์แวร์ ERP ที่สามารถรองรับการเชื่อมต่อข้อมูลทางบัญชีและภาษี นอกจากนี้เรายังมีบริการ Payroll Outsourcing Service ที่ช่วยดูแลจัดการงานเงินเดือนอย่างเป็นระบบ และโซลูชันที่ส่งเสริม HR Digital Transformation เพื่อช่วยให้การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลและระบบการเงินหลังบ้านขององค์กรทำงานสอดประสานกันได้อย่างราบรื่น

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ e-Tax

1. การออกเอกสาร e-Tax สามารถใช้ทดแทนการยื่นแบบนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) ทุกเดือนได้เลยหรือไม่?

ไม่ได้ การทำ e-Tax เป็นเพียงกระบวนการออกและจัดส่งใบกำกับภาษีในรูปแบบออนไลน์เท่านั้น กิจการยังคงมีหน้าที่ต้องสรุปยอดและนำส่งแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) ให้กรมสรรพากรภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปตามปกติ

2. ไฟล์เอกสาร e-Tax ที่ใช้แนบส่งทางอีเมล มีข้อจำกัดเรื่องขนาดหรือประเภทของไฟล์อย่างไรบ้าง?

สำหรับระบบ e-Tax Invoice by Time Stamp ไฟล์เอกสารจะต้องเป็นรูปแบบ PDF/A-3 เท่านั้น โดยต้องมีขนาดไฟล์ไม่เกิน 3MB ต่อ 1 ฉบับ และที่สำคัญคือต้องไม่มีการเข้ารหัส (Password) เพื่อป้องกันการเปิดไฟล์เด็ดขาด

3. หากกิจการส่ง e-Tax ให้ลูกค้าทางออนไลน์เรียบร้อยแล้ว ยังจำเป็นต้องพิมพ์ฉบับกระดาษส่งตามไปอีกหรือไม่?

ไม่จำเป็น หากไฟล์ e-Tax ได้รับการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) หรือลงลายมือชื่อดิจิทัลอย่างถูกต้องตามมาตรฐานของกรมสรรพากรแล้ว ไฟล์นั้นสามารถใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายและภาษีได้ทันทีโดยไม่ต้องส่งเอกสารแบบกระดาษซ้ำอีก